Valtiosihteerinvirasto

Kohteesta Portti
Loikkaa: valikkoon, hakuun
Muista myös nämä

Autonomian ajan viranomaiset

Kenraalikuvernöörinkanslia

Senaatti

Suomalaisille annetut passit Venäjälle

Suomen passivirasto Pietarissa 

Valtiosihteerinvirasto

Mikä oli valtiosihteerinvirasto (VSV)?

Valtiosihteerinvirasto oli autonomisen Suomen suurruhtinaskunnan edustaja Pietarissa vuosina 1826–1918. Viraston päällikkönä oli hallitsijan nimittämä valtiosihteeri (vuodesta 1834 ministerivaltiosihteeri), joka oli korkein suomalainen viranomainen ja suomalaisten edustaja keisarin luona.

Valtiosihteerin viraston edeltäjänä ehti toimia vuosina 1808–1826 Suomen asian komissio sekä Suomen asian komitea. Niiden tehtäviin kuului avustaa venäjän valtionsihteeriä valmistelemalla Suomen asioita ennen niiden esittelyä keisarille. Suomen asian komitean lakkauttamisen jälkeen vuonna 1826 kanslia virkamiehineen jäi toimimaan nimellä valtiosihteerinvirasto. Virastoa kutsuttiin myös Hänen Majesteettinsa Keisarin Suomen kansliaksi. Suomen asiain komitea perustettiin uudelleen vuonna 1857. Komitean asettaminen ei muuttanut valtiosihteerin asemaa. Komitean tehtävänä oli vain tarkistaa asiat, joita valtiosihteeri hallitsijan määräyksestä sille jätti, sekä antaa niistä lausunto. Suomen asiain komitea lakkautettiin taas 1.10.1891.

Suomen itsenäistyttyä valtiosihteeri oli lyhyen aikaa Suomen valtion diplomaattinen edustaja Pietarissa. Valtiosihteerinvirasto lakkautettiin 28.6.1918 annetulla asetuksella.

Valtiosihteerinviraston tehtävät

Valtiosihteerin tehtävänä oli esittää keisarin päätettäväksi Suomea koskevat tärkeimmät asiat ja laatia niistä esittelynootit. Lisäksi valtiosihteerin kuului saattaa Venäjällä julkaistut lait ja asetukset voimaan Suomessa. Valtiosihteerillä ei kuitenkaan ollut valtaa tehdä päätöksiä, vaan ainoastaan mahdollisuus tuoda oma mielipiteensä esille. Suomalaiset hallintoviranomaiset eivät koskaan asioineet suoraan keisarin kanssa, vaan yhteydenpito tapahtui aina valtiosihteerinviraston kautta.

Valtiosihteerinviraston tehtävänä oli myös neuvotella venäläisten viranomaisten kanssa näiden päätöksistä aina, jos ne koskivat Suomea. Valtiosihteerinvirasto oli näin tärkeä linkki Suomen senaatin ja venäläisen hallinnon välillä. Samalla valtionsihteerinviraston toiminta takasi sen, että Suomen asiat erotettiin keisarikunnan muista asioista.

Valtiosihteerinvirastolla ei ollut virallisesti Suomen edustuston asemaa Venäjällä mutta sille oli annettu tehtäviä, jotka kuuluivat normaalisti edustustoille. Virasto valvoi Suomen kansalaisten konsulaarisia asioita ja lisäksi viraston korkeimmat virkamiehet edustivat samoissa tilaisuuksissa muun diplomaattikunnan kanssa. Viraston yhteydessä toimi myös Suomen passivirasto sekä yliopiston kanslerinvirasto.

Valtiosihteerinviraston arkisto

Valtiosihteerinviraston arkisto jäi Pietariin Suomen itsenäistettyä, kunnes se Tarton rauhansopimuksen ja vuonna 1924 solmitun arkistojenpalautussopimuksen nojalla siirrettiin Suomeen. Arkisto sisältää asiakirjoja pääasiassa viraston toiminnasta, mutta myös asiakirjoja Suomen asiain komission ja Suomen asiain komitean hoitamista tehtävistä. Etenkin venäläiset vaikutteet olivat tärkeitä piirteitä asiakirjojen rekisteröinnissä ja arkistoinnin periaatteissa.


Miten valtiosihteerinviraston arkistoa voi hyödyntää?

Valtiosihteerinviraston arkisto tarjoaa läpileikkauksen Suomen suurruhtinaskuntaan koskevista tärkeimmistä päätöksistä jotka oli alistettu keisarin päätettäväksi. Asiakirjat liittyvät myös keisarille tapahtuneisiin Suomen asioiden esittelyihin ja niiden valmisteluun. Arkiston avulla on mahdollista myös selvittää yksityisiä henkilöitä koskevia anomuksia, joita lähettivät etenkin suurruhtinaskunnan upseerit ja virkamiehet. Valtiosihteerinviraston arkisto on siten mahdollista hyödyntää sukututkimuksessa sekä paikkalishistoriallisessa tutkimuksessa. Valtiosihteerinviraston laaja arkisto on Suomen autonomian ajan tärkeimpiä lähteitä.

Miten käytän valtiosihteerinviraston arkistoa?

Yleistä tietoa arkiston käytöstä

Valtiosihteerinviraston asiakirjoja voi tutkia Kansallisarkiston Rauhankadun toimipisteessä. Arkistoon kuuluvia asiakirjoja voi hakea ja tilata tutkittavaksi verkkopalvelu Astian kautta. Hakusanana Astiassa voi käyttää esimerkiksi valtiosihteerinvirasto. Tällöin hakutulokseksi saa kaikki arkiston arkistoyksiköt. Hakutuloksia voi rajata lisäämällä hakusanoja, käyttämällä aikarajausta tai hakuruudun vasemmassa laidassa olevien rajausvaihtoehtojen avulla. Haluamansa aineiston voi tilata Astian avulla tutkittavakseen Kansallisarkiston tutkijasaliin tai kaukolainana johonkin toiseen arkistolaitoksen yksikköön. Kaukolainaus on maksullista ja aineiston lainauksessa voi olla rajoituksia.

Muutamista mielenkiintoisista asiakirja-aineistoista kerrotaan tarkemmin seuraavissa luvuissa.

Etsittäessä valtiosihteerinviraston käsittelemiä asioita ovat aakkoselliset aktiluettelot ja kronologiset aktiluettelot vuosilta 1808–1917 tärkeimpiä lähteitä. Nämä luettelot toimivat eräänlaisina hakemistoina varsinaisiin akteihin, joista kukin koskee yhtä keisarin päätettäviksi alistettua asiakokonaisuutta. Valtiosihteerinviraston arkiston keskeisiä asiakirjasarjoja ovat myös esittelynootit ja päätöslistat, jotka liittyvät hallitsijalle suoritettuihin esittelyihin. Valtiosihteerinviraston arkiston asiakirjakielet ovat pääasiallisesti venäjä ja ruotsi. Alkuvuosina, eli keisari Aleksanteri I:n aikana, asiakirjakielenä on käytetty myös ranskaa.

Suomen asiain komission arkisto ja Suomen asiain komitean arkisto

Valtiosihteerinviraston arkisto sisältää Suomen asiain komission sekä komitean pöytäkirjat ja tiliasiakirjat. Suomen asiain komission asiakirjoja on valtiosihteerinviraston arkistossa vain kolme sidosta, jotka sisältävät muun muassa hallitsijan allekirjoittamia käskykirjeitä ja komission pöytäkirjoja. Syynä asiakirjojen vähyyteen on, että Suomea koskevat asiat vietiin M. M. Speranskin kanslian diaareihin, jotka ovat edelleen Venäjällä.

Suomen asiain komitean toiminnan aikana muuttui asiakirjajärjestelmä huomattavasti. Saapuneet kirjeet ja kirjekonseptit erotettiin omiin sarjoihinsa. Edelliset järjestettiin lähettäjäviranomaisten mukaan vuosittain numerojärjestykseen. Ryhmät oli järjestetty seuraaviin pääryhmiin:

• Kenraalikuvernöörin kirjelmät (GG)
• Senaatin täysi-istuntojen ja talousosaston anomukset (OD)
• Oikeusosaston alistukset (JD)
• Erinäisten virastojen kirjelmät (SE)
• Anomukset (SD) Saapuneet asiakirjat olivat järjestetty johonkin yllämainituista ryhmistä. Vuosin 1811–1820 oli ainoastaan kolme pääryhmää; GG, SE ja SD.

Esittelynootit

Esittelynootti sisältää tärkeimmät kohdat keisarille esiteltävän asian asiakirjoista. Esittelynootti sisältää lyhyesti venäjäksi kirjoitetut kenraalikuvernöörin ja senaatin kannat sekä näiden perustelut. Jos hallitsija hyväksyi esityksen, hän merkitsi hyväksymisensä esittelynoottiin. Jos hallitsija sen sijaan oli eri mieltä, valtiosihteerin oli laadittava luettelo niistä hallitsijan päätöksistä, jotka hän seuraavassa esittelyssä vahvistaisi. Hyväksytyistä esittelynooteista koostettua listaa kutsuttiin päätöslistaksi.Esittelynootit laadittiin Aleksanteri I:n aikana ranskaksi ja myöhemmin venäjäksi.

Esittelynootti saattoi olla myös yksityinen kirje, joka oli osoitettu keisarille. Kirjeessään lähettäjä saattoi anoa keisarilta lahjapalkkiota, avustusta, eläkettä, lainaa tai esimerkiksi armahdusta murhatuomiosta. Myös kaupungit ja pitäjät saattoivat lähettää keisarille anomuksia, jotka saattoivat koskea vaikkapa julkisen puutarhan rakentamista.

Muita asiakirjoja

Valtiosihteerinviraston arkiston yhteydessä säilytetään keisarin käsikassan asiakirjoja. Suomen suurruhtinaskunnan tulo- ja menoarvioon otettiin vuodesta 1822 lähtien keisarin käyttöön osoitettu määräraha, josta hänen päätöksensä nojalla myönnettiin muun muassa avustuksia, ylimääräisiä eläkkeitä ja lahjapalkkioita Suomen asukkaille ja Venäjällä palvelleille upseereille.

Valtiosihteerinvirastoon saapuneita asioita voi tarkastella viraston arkiston saapuneiden asiakirjojen diaareista, joissa on kunkin kirjeen kohdalle merkitty, milloin sitä on käsitelty komiteassa ja milloin se on esitelty hallitsijalle sekä milloin päivätyllä kirjeellä päätöksestä on tiedotettu senaatille. Vuosina 1811–1833 ja 1861–1900 diaariin on merkitty mihin aktiin kukin kirje on sidottu. Vuodesta 1901 asiakirjat siirrettiin diaareista toimistoluetteloihin.

Tutkimuksen tekeminen

Miten löytää aktin?

Kunkin asian käsittelyssä kertyneet asiakirjat – jäljennös esittelynootista ja viraston pöytäkirjasta sekä asiaan liittyen käyty kirjeenvaihto – sidottiin myöhemmin yhteen aktiksi eli asiakirjavihoksi. Aktiin sisältyvistä asiakirjoista voi selvitä joskus hyvinkin yksityiskohtaisia asioita, kuten aktissa käsitellyn henkilön ulkonäön tarkahko kuvaus. Yhteen aktiin ovat asiakirjat alusta loppuun saakka liitetty kronologiseen järjestykseen. Akti on lopullisesti muodostettu vasta silloin kun asia oli saatu ratkaistua. Jos aktin käsittely kesti useamman vuoden, liitettiin akti tavallisesti viimeisen käsittelyvuoden sarjaan.

Halutun aktin löytää aakkosellisesta aktiluettelosta aktin hakusanan mukaan. Luetteloissa on kolme saraketta. Ensimmäisessä sarakkeessa on hakusana (tavallisesti joko henkilö, paikkakunta tai asia, josta aktissa on kyse), toisessa sarakkeessa on tarkempi, mutta ytimekäs, kuvaus itse aktin sisältämästä asiasta ja kolmannessa sarakkeessa on aktin numero ja sen perässä vuosiluku. Jos haluaa lukea esimerkiksi Erik Åkerblomia koskevaa aktia vuodelta 1845, täytyy ensin etsiä nimi Åkerblom oikeiden vuosien aakkosellisesta luettelosta, josta saa selville aktin numeron (345) ja vuosiluvun (1845) sekä lyhyeen kuvauksen aktin sisältämästä asiasta. Myös esittelynoottien ja päätöslistojen avulla voi etsiä käsiinsä tietty päätös, jonka aktiin haluaa saada tutkittavakseen.

Erik Åkerblomia koskevan aktin voi tilata Kansallisarkiston tutkijasalipalvelusta kirjoittamalla tilauslomakkeeseen arkistonmuodostajan nimen eli ”valtiosihteerinvirasto” sekä halutun aktin numeron ja sen vuosiluvun ”345/1845”. Aakkosellinen aktiluettelo on ehdottomasti helpoin tapa löytää haluttu akti, sillä akteja syntyi vuosittain paljon.

Digitoidut aakkoselliset aktiluettelot

Kansallisarkiston digitaaliarkistossa on digitoituna valtiosihteerinviraston aakkoselliset aktiluettelot vuosilta 1808–1917. Luettelot on koottu kymmenluvuittain (esimerkiksi 1841–1860). Kaikki aakkoselliset luettelot on laadittu ruotsiksi. Aakkoselliset luettelot on haettavissa digitaaliarkistosta kirjoittamalla hakukenttään hakusanaksi ”valtiosihteerinvirasto”.

Digitoidut aakkoselliset luettelot kertovat valtiosihteerin ja sen viraston työtehtäviin kuuluneista asioista. Luettelot kertovat niistä asioista, joista päätös oli alistettu aina keisarille saakka. Asiat saattoivat koskea niin lakialoitteita kuin suuria rakennushankkeita, mutta myös yksityisiä henkilöitä tai tiettyä paikkakuntaa.

Suomen asiain komitean ja -komission aakkosellisia aktiluetteloita ja valtiosihteerinviraston kronologisia aktiluetteloita ei ole digitoitu.

Kirjallisuus

Jussila, Osmo: Maakunnasta valtioksi. WSOY, Juva 1987.

Jussila, Osmo et al.: Suomen poliittinen historia 1809–1995. WSOY, Juva 1995.

Orrman, Eljas & Elisa Piispala (toim.): Suomen historian asiakirjalähteet. WSOY ja Kansallisarkisto, Porvoo 1994.

Öljymäki, Mika: Valtiosihteerinviraston organisaatio ja julkinen kuva ministerivaltiosihteerin asemasta ja tehtävistä. Poliittisen historian Pro Gradu. Helsingin yliopisto 1990.


Siirry Astia-verkkopalveluun

Siirry digitaaliarkistoon


Takaisin Portin etusivulle