5.1.3. Arkistonmuodostussunnitelma
Arkistolain 8 §:n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja –tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty
Arkistonmuodostajan on arkistolain mukaisesti suunniteltava asiakirjatietojen käsittely kokonaisuudessaan. Käsittelytiedot kootaan arkistonmuodostussuunnitelmaan. Jos kunta on määritelty yhdeksi arkistonmuodostajaksi, sillä on yksi AMS. Mikäli kunnalla on useita arkistonmuodostajia, hallintotehtävien osalta on suositeltavaa yhtenäistää AMS:ia.
Arkistolain edellyttämä asiakirjojen ja vain niiden säilytysaikojen ja -tapojen merkitseminen AMS:aan on ollut paperisen asiakirjatiedon vähimmäisvaatimus. Käytännössä AMS:aan on järkevää sisällyttää myös asiakirjatietojen muita metatietoja, koska nämä ovat välttämättömiä asiakirjatiedon hallitsemiseksi.
AMS:n tehtävä on ohjata asiakirjatiedon käsittelyä ja arkistointia. AMS kertoo kunnan tehtävät ja toimintaprosessit sekä mitä asiakirjatietoa syntyy, miten sitä käsitellään ja miten sitä säilytetään.
Asiakirjatietojen käsittelyä ja säilyttämistä ohjataan sähköisissä tietojärjestelmissä sähköisen AMS:n, eAMS:n tietosisällön avulla. Asiakirjatietojen käsittelyn ohjaus edellyttää, että operatiiviset tietojärjestelmät ja eAMS -järjestelmä on integroitu ja että operatiiviset järjestelmät pystyvät toimimaan eAMS -järjestelmästä haettujen metatietoihin liitettyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Lisäksi operatiivisessa järjestelmässä tulee olla eAMS -metatiedoille omat elementtinsä. Organisaation sähköisten asiakirjatietojen hallinta kuvataan kokonaisuudessaan eAMS:ssa. eAMS:n tietosisältö on tapa kuvata sähköistä asiakirjatietoa helposti ja yhtenäisesti. eAMS sisältää tehtäväluokitukseen perustuvat tehtävän käsittelyvaiheet ja SÄHKE -määräyksen mukaiset pakolliset metatiedot, kuten julkisuustiedon ja säilytysajan. Metatiedot on määritelty arkistolaitoksen SÄHKE –normeissa ja JHS-suosituksissa.
Myös perinteiset paperiasiakirjat sisältyvät kunnan arkistonmuodostajan AMS:aan silloin, kun osa asiakirjatiedoista on sähköisiä ja osa paperisia.
Asiakirjahallintoa johtava henkilö ohjaa AMS:ien laatimista ja valvoo niiden ylläpitoa kunnan arkistonmuodostajissa. AMS on arkistolain mukaisesti pidettävä ajan tasalla organisaation, tehtävien, asiakirjatuotannon sekä asiakirjatietojen säilyttämistä ja käsittelyä koskevien ohjeiden muuttuessa.
Ohjeita AMS:n laatimiseksi annetaan arkistolaitoksen AMS-oppaassa ja sen eAMS-osiossa sekä eAMS:n käyttöönottosuunnitelmaohjeessa. Ks. myös luku 5.2.1.
