5.2.1 Asiakirjatiedon elinkaaren alun hallinta ja arkistointi
Toimintaympäristön, kunnan toiminnan ja palvelujen tuotantotapojen muutokset sekä sähköisen asioinnin yleistyminen uudistavat asiakirjatiedon hallintaa yhtenäistämällä prosesseja, toimintatapoja, tietojen käsittelyä ja tietojärjestelmien toiminnallisuuksia. Kunnan ja kuntien yhteisten asian- ja dokumentinhallintajärjestelmien sekä muiden yhteiskäyttöisten tietojärjestelmien yleistyminen muuttavat asiakirjatiedon elinkaaren hallinnan perusteita organisaatiolähtöisestä käsittelystä prosessilähtöiseen käsittelyyn.
Asiakirjatiedon elinkaarihallinta edellyttää suunnitelmallisuutta tiedon talteen ottamiseksi, sen käsittelemiseksi, hävittämiseksi, käyttämiseksi ja säilyttämiseksi. Arkistonmuodostuksella tarkoitetaan suunnitelmallista toimintojen kokonaisuutta, jonka tuloksena arkisto, asiakirjatiedon kokonaisuus, syntyy. Paperiasiakirjojen arkistonmuodostuksessa asiakirjatiedot sijoitetaan ennalta laaditun suunnitelman, AMS:n, mukaiseen järjestykseen sen jälkeen, kun asia, jota asiakirjatiedot koskevat, on käsitelty ja valmis. Asiakirjatiedot arkistoidaan aina kulloinkin hyväksyttyjen AMS:aan merkittyjen menettelyjen mukaisesti.
AMS:aa laadittaessa ratkaistaan manuaalisen aineiston osalta sarjojen ja arkistoyksiköiden muodostuminen ja tehtävittäin toteutettava arkistonmuodostus. Oikein arkistoidut asiakirjat ovat todistusvoimaisia sekä helposti löydettävissä ja käytettävissä.
Arkistonmuodostusta suunniteltaessa kiinnitetään erityistä huomiota henkilötietojen käsittelyyn, ennakkoseulonnan toteuttamiseen ja päällekkäisarkistoinnin välttämiseen. Päällekkäisarkistointi on helpompi havaita ja välttää silloin, kun arkistointi tapahtuu tehtävittäin tai toiminnoittain. Tulisi välttää sitä, että asiakirjatietoja säilytetään useaan kertaan, esimerkiksi pöytäkirjojen liitteiden arkistoinnissa.
Tehtävänmukaiseen arkistonmuodostukseen siirryttäessä arkistonmuodostus perustuu tehtäväluokitukseen. Tehtäväluokituksen laatimisessa voidaan hyödyntää kuntien yhteistä tehtäväluokitusta (doc) ja muita olemassa olevia luokituksia omaan organisaatioon soveltaen.
Tehtäväluokitukseen perustuvassa sähköisessä AMS:ssa, eAMS:ssa, kuvataan kunkin tehtävän käsittelyvaiheet tarkenteineen ja sen yhteyteen liittyvät asiakirjatyypit mahdollisine tarkenteineen sekä näiden SÄHKE -määräysten mukaiset metatiedot. Erikseen, esim. eAMS -lomakkeille suunniteltu eAMS -tietosisältö siirretään eAMS -järjestelmään, joka toimii operatiivisten järjestelmien taustalla. eAMS -järjestelmä ohjaa tietojärjestelmillä tuotettujen asiakirjatietojen sähköistä hallintaa, käsittelyä ja säilytystä niiden koko elinkaaren ajan turvaten sähköisen tietopääoman käytettävyyden sekä säilymisen.
Sähköinen toimintaympäristö vaikuttaa sekä toiminta- että asiakirjaprosesseihin. Kukin kunta hankkii oman eAMS -järjestelmänsä, joka pohjautuu sen omaan eAMS- tietosisältöön. Kunta päättää, mihin tietojärjestelmiin eAMS -järjestelmä intergroidaan. eAMS -järjestelmä saadaan aikaan yhteistyössä organisaation asiantuntijoiden ja tietojärjestelmätoimittajien kanssa määrittämällä tietosisältö esim. eAMS –lomakkeilla.
