5.2.2. Rekisteröinti
Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnasta § 22 antaa arkistolaitokselle valtuudet määrätä sähköisen asioinnin rekisteröinnistä ja arkistoinnista. Tämän lain mukaan sähköisesti vireille tulleet asiat ja asiakirjat on rekisteröitävä.
Kunnalla ei arkistolain mukaan ole yleistä rekisteröintivelvoitetta, mutta sitä edellytetään tai voidaan edellyttää muissa säädöksissä. Julkisuuslaki ja laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttävät huolehtimaan asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Käsiteltävät asiakirjatiedot on julkisuuslain mukaan luetteloitava tai huolehdittava muulla tavalla, että julkiset asiakirjatiedot löytyvät vaivattomasti.
Kunnan arkistonmuodostajien oman toiminnan tarpeet ja vaatimukset vaikuttavat rekisteröintiin ja sen suunnitteluun sekä siihen, mitä rekistereitä tai tietojärjestelmiä käytetään mihinkin tehtäviin. Rekisterissä asioiden ja niihin liittyvien asiakirjatietojen hallinta perustuu tehtäväluokitukseen. Samaa luokitusta käytetään myös AMS:n tehtäväluokituksena.
Rekisteröinnin avulla ohjataan, seurataan ja valvotaan asioita ja niihin liittyviä asiakirjatietoja kaikissa käsittelyn vaiheissa sekä tuetaan tietojen hakua ja löytymistä. Rekisterit toimivat asioiden ja asiakirjatietojen hakemistona myös keskusarkistossa asiakirjatiedon elinkaaren loppuvaiheissa.
Rekisteröinti voidaan toteuttaa keskitettynä tai hajautettuna. Keskitetty rekisteröinti toteutetaan koko kunnan yhteiseen tietojärjestelmään. Rekisteröinti voidaan hoitaa hajautetusti useassa eri työpisteessä samaan järjestelmään. Voi olla myös hajautettua rekisteröintiä, jossa jokainen tai jokin kunnan organisaatio käyttää omaa rekisteröintijärjestelmää.
Rekistereihin ja asianhallinta-/-käsittelyjärjestelmiin sisältyvistä asiakirjatiedoista on säilytettävä pysyvästi arkistolaitoksen rekisteröintinormin mukaiset asiakirjatiedot. Ne tulostetaan rekisteröintikausittain paperille tai mikrofilmille. Arkistoitavien tulosteiden ja raporttien tulostusajankohdat ja tulostusvastuut määritellään AMS:ssa.
Sähköisessä toimintaympäristössä rekisteröinnin merkitys korostuu, vaikka sähköisissä tietojärjestelmissä rekisteröinti ei ole enää oma toimintonsa. Järjestelmät sisältävät metatiedot ja kertovat asian käsittelyn tilan. Rekisteröinti varmistaa asiakirjatietojen laatimisen ja tallentamisen järjestelmään sekä liittämisen tehtävään ja sähköiseen säilyttämiseen AMS:n tehtäväryhmittelyn kautta ja metatietojen ohjauksen avulla. Mikäli kunnan arkistonmuodostajalla on arkistolaitoksen lupa ja se haluaa säilyttää asianhallinta-/-käsittelyjärjestelmäänsä sisältyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat yksinomaan sähköisessä muodossa, tulee noudattaa arkistolaitoksen määräystä sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä.
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 18.1§, Laki sähköisestä asioinnista 13/2003, 13 §
