Asiakirjojen suunnittelu ja laatiminen

Vaatimukset asiakirjalle:

• Asiakirjan pitää olla selkeä, tunnistettava ja tarkoituksenmukainen

• Asiakirjan tulee sisältää oleelliset sisältö- ja identifiointitiedot (SFS 2487)

• Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava käyttäen pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä

• Arkistokelpoisuus koskee laitteita, merkintävälineitä sekä säilytysmediaa, -välineitä ja -tapoja (ISO 11798)

Asiakirjahallinnon näkökulmasta asiakirjojen tietosisällöstä vastaavat kunkin asian substanssiasiantuntijat.

Paperiasiakirja:

• Perinteisin tiedon tallennusväline

• Etuna lukukelpoisuus ja ymmärrettävyys

• Helppokäyttöisyydestään huolimatta paperiasiakirjan autenttisuus, eheys ja säilyvyys ovat riippuvaisia laatimis- ja käsittelyperiaatteista

• Säilytysmenetelmiin vaikuttavat asiakirjan säilytysarvo ja toissijaisesti käyttömäärät

• Ilman erillispäätöstä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmedia on paperi

• Pysyvään säilytykseen on käytettävä arkistokelpoista paperia, joka ei repeä, taitu tai tummu sekä merkintämateriaaleja, jotka kestävät kopiointia, hankaamista, kosteutta ja valoa (SFS 5453:1988 ja ISO 11108, ISO 9706)

• Paperiasiakirjan säilyvyydestä on tieteellistä näyttöä ja kokemusperäistä tietoa

Kartat, piirustukset, kuvat:

• Karttojen ja piirustusten sekä valokuvien tunniste- ja identifiointitietojen merkitsemiseen kiinnitettävä erityistä huomiota

• Karttojen ja piirustusten säilytysaika vaikuttaa laadintaan käytettävää paperi- tai muovilaatua valittaessa

• Pysyvästi säilytettävien kartta- tai piirustusasiakirjojen säilyttämiseen ainoastaan mikrofilmillä tai sähköisessä muodossa tarvitaan arkistolaitoksen erillispäätös

• Valokuvien suojamateriaaleja valittaessa on erotettava toisistaan käyttökopiot ja pysyvästi säilytettävät kuvat