Esipuhe
Arkistolaitoksen Kunnallisen asiakirjahallinnon opas on tarkoitettu kunnille, kuntayhtymille ja kunnan liikelaitoksille sekä niiden julkisia tehtäviä hoitaville organisaatioille. Jatkossa tässä oppaassa termillä kunta viitataan kaikkiin arkistolain piiriin lukeutuviin kunnallisiin arkistonmuodostajiin.
Sähköisessä muodossa julkaistussa oppaassa käsitellään lainsäädäntöön perustuvat määräykset sekä suosituksia järkeviksi ja hyödyllisiksi toimintatavoiksi, joilla kuntien arkistonmuodostajat voivat hahmottaa asiakirjahallintonsa tilan ja saada tukea asiakirjahallintonsa kehittämiseksi.
Oppaan keskeinen termi asiakirjahallinto[1] kattaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen. Asiakirjahallinnon piiriin lukeutuvat niin perinteiset kuin sähköisetkin asiakirjat. Oppaassa on tuotu esille niin sähköiseen asiakirjahallintoon siirtyminen kuin perinteinen manuaalinen asiakirjahallinto.
Oppaaseen ei ole sisällytetty kuntia koskevia arkistolaitoksen muita määräyksiä ja ohjeita. Lukija opastetaan linkein tarvittaessa tutustumaan näiden sisältöön. Arkistolaitoksen lisäksi myös muilla tahoilla, mm. sosiaali- ja terveysministeriöllä ja oikeusministeriöllä, on lainsäädäntöön pohjautuvaa ohjausvaltaa kuntien asiakirjahallintoon. Tämä ohjausvalta on huomioitu oppaassa.
Opas on suunnattu eri käyttäjäryhmille: johdolle, tietohallinnon ammattilaisille, asiakirjahallintoa johtaville, alalle tulossa oleville, vankan kokemuksen alalta jo omaaville sekä muille tietoa kunnallisesta asiakirjahallinnosta tarvitseville. Myös niiden tarpeet, jotka eivät ole asiakirjahallinnon ja arkistoalan ammattilaisia tai jotka tarvitsevat yksityiskohtaisempaa ohjeistusta, on pyritty huomioimaan linkkien taakse sijoitettujen ohjeiden avulla.
Oppaan on laatinut Kansallisarkiston asettama työryhmä. Työryhmän puheenjohtajana toimi Oulun maakunta-arkiston johtaja Vuokko Joki ja jäseninä Helsingin kaupungin arkistopäällikkö Eeva Miettinen, Suomen Kuntaliiton erityisasiantuntija Maaret Botska, Kansallisarkistosta projektipäällikkö Jaana Pohjonen ja ylitarkastaja Raili Oittinen.
Edellinen Kunnallisen arkistotoimen opas on vuodelta 1996.
[1] Asiakirjahallinto-termin määritelmä tässä oppaassa ei noudata SFS-ISO–standardia, mutta on viimeaikaisissa arkistolaitoksen määräyksissä, ohjeissa ja suosituksissa noudatettua tulkintaa. Oppaan julkaisuajankohtana työskentelevän arkistoalan terminologiaa uudistavan työryhmän tavoitteena on systemaattinen käsiterakennelma ja sen sisällyttäminen 2010-luvulla uudistettavaan arkistolainsäädäntöön.
