Hävittämismenettelyt

SÄHKE1 -määräyksen mukaisesti hävityksen jälkeen asiakirjatiedon tilaksi tulee "hävitetty" ja sen metatietoihin tulee tallentua hävittämisaika, hävityksen tekijä, hävittämisperuste, hävittämistapa ja hävittämisen auktorisointi. Hävitetyn asiakirjan metatietojen on jäätävä järjestelmään. Asioiden ja toimenpiteiden metatiedot säilytetään pysyvästi.

SÄHKE2 -määräyksen mukaan määräajan säilytettävät asiakirjat metatietoineen on hävitettävä tietojärjestelmistä luotettavasti niiden säilytysaikojen umpeuduttua. Jos asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin sisältyy pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, säilyttää järjestelmä pysyvästi koko asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin metatietoineen. Jos käsittelyprosessi sisältää vain määräajan säilytettäviä asiakirjoja, hävitetään koko asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi, toimenpiteet ja asiakirjat metatietoineen.