Otanta
Kunnissa käytettäviä otantoja ovat päivämäärään perustuvat otannat esim. terveydenhuollossa 18. ja 28. päivinä syntyneiden potilasasiakirjat säilytetään pysyvästi, sosiaalitoimessa otanta käsittää edellä mainitut päivämäärät ja lisäksi 8.päivänä syntyneiden huoltokertomukset. Teknisessä toimessa on käytössä 0:aan päättyviltä vuosilta otanta vuoden lopun tilannetta kuvaavasta tilanteesta.
Alueelliset otantaratkaisut kuntien arkistojen seulonnassa
Valtionarkisto on aikanaan soveltanut erilaisia otantamenetelmiä vahvistaessaan kunnallisten asiakirjatietojen säilytysaikoja ja antaessaan suostumuksen asiakirjatietojen hävittämiselle.
Alueellinen otantamenetelmä on ollut yksi käytetty keino suurten asiakirjamäärien supistamiseksi. Tähän ratkaisuun päädyttiin jo suunniteltaessa vuosina 1953-1956 kunnallisten asiakirjatietojen yleistä seulontapäätöstä. Suunnittelussa käytettiin Tilastollisen päätoimiston asiantuntemusta. Lopputuloksena oli ns. Mini-Suomi, johon oli valittu 57 kaupunkia, kauppalaa ja kuntaa. Valtionarkisto ilmoitti 19.9.1956 kuntavalikoimaan kuuluville kunnille, että näiden tuli säilyttää ”toistaiseksi” seuraavat ”asiakirjaryhmät”:
1 odotusrahan ja sen lisäyksen hakemukset
2 kurssirahan lisäyksen ja asumiserolisän hakemukset
3 äitiysavustushakemukset vuosilta 1938-1946 sekä sen jälkeen niiltä vuosilta, joiden vuosiluku päättyy nollaan tai viiteen sekä
4 perhelisähakemukset.
Sisäasiainministeriön päätöksessä 487/13.9.1956 erinäisten kunnallisiin arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämisestä oli todettu, että em. asiakirjat sai hävittää 10 vuoden kuluttua. SM:n päätöksen 5 §:n mukaan Valtionarkisto saattoi määrätä päätöksessä mainituista asiakirjoista joitakin säilytettäväksi tieteellistä tutkimusta varten. Otantaratkaisu ei sisältynyt itse ministeriön päätökseen.
Vuonna 1979 Valtionarkisto käsitteli uudelleen kunnallisiin arkistoihin kuuluvien erinäisten asiakirjojen hävittämisohjeen (Valtionarkiston yleisohje nro 6), jota oli valmisteltu Valtionarkiston ja kunnallisten keskusjärjestöjen yhteisessä työryhmässä (Valtionarkiston istuntopöytäkirja 10.4.1979).
Valtionarkiston 10.4.1979 päätöksen mukaan ohjeessa mainittuja asiakirjoja sai hävittää vuoden 1919 jälkeiseltä ajalta. Alueotantamenetelmää siinä sovellettiin seuraaviin asiakirjasarjoihin:
1 odotusrahan ja sen lisäyksen hakemukset
2 kurssirahan
3 asumiserolisän hakemukset
4 perhelisähakemukset ja
5 äitiysavustushakemukset
Kohdissa 1 – 3 mainituista asiakirjoista oli määrä poimia otos alueotantamenetelmällä. Kohdissa 4 - 5 mainituista asiakirjoista oli määrä ottaa pysyvästi säilytettäväksi kuntavalikoimaan kuuluvissa kunnissa asiakirjat vuosilta 1938-1946, 1950, 1955 ja 1960. Kuntavalikoima oli kohdissa 1 – 5 sama kuin se oli ollut Valtionarkiston päätöksessä 19.9.1956. Valtionarkisto päätti siten vuoden 1979 ohjeellaan rajoittaa perhelisä- ja äitiysavustushakemusten otantaa vuotta 1961 vanhempiin asiakirjoihin.
Vuoden 1956 ohjeiden mukaan kuntavalikoimaan kuuluvissa kunnissa äitiysavustushakemuksia oli määrätty säilytettäväksi jatkuvasti nollaan ja viiteen päättyviltä vuosilta. Vastaavasti perhelisähakemuksia oli silloisen ohjeen mukaan säilytettävä kuntavalikoiman kunnissa kokonaisuudessaan.
Valtionarkiston kunnallisen seulontatyöryhmän vuonna 1988 laatimassa ehdotuksessa sosiaalihuollon ja holhoustoimen kunnallisten asiakirjojen säilytysaikapäätökseksi johtavana otantaratkaisuna oli syntymäpäiväotanta. Aiempiin kunnallisiin seulontapäätöksiin nojautuen työryhmä edellytti alueotantamenetelmän soveltamista niihin asiakirjoihin, joista Valtionarkisto oli tehnyt otantaratkaisunsa vuonna 1979. Työryhmä saattoi kuitenkin todeta, ettei odotusrahan ja sen lisäyksen hakemuksia, kurssirahan lisäyksen ja asumuserolisän hakemuksia eikä myöskään perhelisähakemuksia enää kertynyt kuntien sosiaalihuollon tai holhoustoimen arkistoihin.
Kuntavalikoiman ulkopuolelle jääneissä kunnissa voidaan kaikki edellä luetellut asiakirjatiedot hävittää kokonaan. Äitiysavustushakemuksia voidaan kahden vuoden määräajan kuluttua hävittää muista kuin kuntavalikoimaan kuuluvien kuntien arkistoista. Kuntavalikoimaan kuuluvissa arkistoissa näitä hakemuksia on säilytettävä pysyvästi vuosilta 1938-1946, 1950, 1955 ja 1960. Valtionarkiston päätöstä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 13.4.1989 (Osa 5, Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat) noudatetaan 1.1.1920 alkaen kertyneisiin asiakirjoihin. ”Mini-Suomen” kunnat on lueteltu päätöksen sivuilla 37 ja 40-41.
Näyttää siltä, että kuntavalikoimaa laadittaessa sen soveltamista kunnallisten asiakirjatietojen seulonnassa suunniteltiin laajemmaksi kuin mikä tuli käytännöksi. Sen merkitys kunnallisen sosiaalihuollon tutkimuksen kannalta on ilmeisesti varsin vähäinen. Kuntavalikoiman edustavuuskin heikentyi yhteiskunnallisten ja alueellisten muutosten myötä. Kunnallisten asiakastietojen seulonnassa syntymäpäiväotantamenetelmä valtasi alaa. ”Mini-Suomi” kunnallisten massa-asiakirjojen seulonnassa on jo melkein unohdettu. Käytännössä sitä ei kuitenkaan ole kumottu niiden kuntien, asiakirjatietojen ja vuosien osalta, jotka edellä on lueteltu.
