Rekisteröinnin suunnittelussa

Rekisteröinnin suunnittelussa otetaan huomioon:

- arkistonmuodostus

- sähköinen asiointi ja asiankäsittely

- päätöksen sähköinen tiedoksianto

- rekisteröinti muihin tietojärjestelmiin ja rekistereihin

- julkisuus- ja salassapito

- arkaluonteisten tietojen suojaaminen (käyttö- ja käsittelyoikeuksien määrittely ja valvonta)

- että kaikki asiat ja niihin liittyvät asiakirjatiedot rekisteröidään vaan kerran

Rekisteröintiä suunniteltaessa kiinnitetään huomiota eri tahojen määräyksiin, suosituksiin ja ohjeisiin sekä siihen, että

- päällekkäisiä toimenpiteitä ei tehdä tai päällekkäisiä järjestelmiä ei oteta käyttöön

- olemassa olevat arkistointi- ja säilytysjärjestelmät ja rekisterit sekä niiden yhteydet toisiinsa kartoitetaan suunnitteluvaiheessa

- kussakin tehtävässä käytettävä rekisteröinti- ja arkistointitapa ratkaistaan

- rekisteröidyt asiakirjatiedot arkistoidaan rekisteritunnuksen mukaan

- rekisteri toimii hakemistona siihen merkityille asiakirjatiedoille ja asioille myös asiakirjatiedon elinkaaren loppuvaiheissa, myös keskusarkistossa.

Myös organisaation koko, käytettävät tietojärjestelmät ja luokitukset, sähköinen asiointi ja kirjaamatta jätettävät asiakirjatiedot vaikuttavat rekisteröinnin suunnitteluun.