1.1 Sähköiset palvelut – sähköinen asiakirjahallinto
Kunnissa tarvitaan sähköisiä palveluja ja ratkaisuja, jotka helpottavat kuntalaisten tiedon saantia ja edistävät kuntalaisten vaivatonta osallistumista valmistelu- ja päätöksentekoprosesseihin ja mahdollisuutta nähdä vireillä olevat henkilökohtaiset prosessinsa ja niihin liittyvät tietonsa yli organisaatio- ja sektorirajojen. Kunnan resurssien järkevä käyttö ja sähköisten palvelujen kehittäminen edellyttävät palvelutoimintojen kuvauksia ja palveluissa tarvittavan ja siinä syntyvän asiakirjatiedon koko elinkaaren suunnittelua ja hallintaa.
Sähköisten palvelujen kehittämisen tulisi tapahtua yhtä aikaisesti taustajärjestelmien kehittämisen kanssa, jolloin asioiden ja asiakirjatietojen käsittelyprosessit saadaan sähköistettyä kokonaisuudessaan. Kunnan asianhallinta-/-käsittelyprosessit kehitetään sähköistä toimintaympäristöä vastaaviksi ja mahdollisimman geneerisiksi eli yleispäteviksi, jolloin ne sopivat mahdollisimman moneen tapaukseen ja voivat olla organisaatioriippumattomia. Asiakirjallisen tiedon eheyden ja todistusvoimaisuuden toteuttamiseksi prosessit tulee kuitenkin kuvata todellista toimintaa vastaaviksi. Tällöin toteutuu kansalaisten oikeus saada tietoa käsiteltävinä olevista asioista nopeasti, helposti sekä paikka- ja aikariippumattomasti. Asiakkaan ei tarvitse tuntea organisaatio- ja hallintorakenteita eivätkä organisaatiomuutokset vaikuta tiedon löytymiseen.
Sähköisessä toimintaympäristössä on välttämätöntä pyrkiä saamaan sekä palvelu- että asiakirjaprosessit mahdollisimman automaattisiksi. Palveluprosesseihin voi liittyä useampia tietojärjestelmiä, jolloin niissä käsiteltäviä asiakirja- ja asiakastietoja olisi tarkasteltava yhtenä kokonaisuutena. Haasteita syntyy silloin, kun asian käsittely siirtyy kunnalta valtiolle tai muulle toimijalle ja jälleen takaisin kunnalle.
Asiakirjatiedon ohjausväline on operatiivisten järjestelmien taustalla oleva keskeiset metatiedot sisältävä eAMS -järjestelmä. Tietojärjestelmiä kehitetään sellaiseksi, että eAMS:n sisältämät tiedot saataisiin niihin ja että tietojärjestelmät pystyvät toimimaan eAMS -metatietoihin liitettyjen käsittelysääntöjen mukaisesti (Ks.luvut 5.1.3 ja 5.2.1.). Sähköisten asiakirjatietojen hallinnan kehittäminen ja tietojärjestelmien kehittäminen kiinnitetään kunnan kokonaisarkkitehtuuriin.
