6.2.1 Säilytysvälineet ja -materiaalit
Arkistolain 11 §:n mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää.
Kunnan arkistonmuodostajissa on huolehdittava asiakirjatiedon elinkaaren alkuvaiheissa arkistokelpoisten materiaalien ja menetelmien käyttämisestä pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja laadittaessa. Asiakirjatiedon säilyvyyden turvaamiseen liittyvässä luvussa 5.3 käsitellään asiakirjatiedon suunnittelussa ja laatimisessa huomioon otettavia arkistokelpoisuusvaatimuksia.
Asiakirjat sijoitetaan ennen keskusarkistoon siirtämistä asianmukaisiin arkistokoteloihin, -laatikoihin tai muihin säilytysvälineisiin. Koteloiden, suojapapereiden ja muiden arkistovälineiden osalta noudatetaan standardia SFS 4117. Arkistolaitoksen kotisivulla ylläpidettävää suojamateriaaliluetteloa kannattaa hyödyntää.
Kunnan arkistonmuodostajan pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot tulee toistaiseksi tulostaa arkistolaitoksen päätösten mukaisesti joko arkistokelpoiselle paperille tai mikrofilmille siten kuin asiakirjahallinnon ohjeistuksessa on määrätty. Pysyvästi säilytettävien tietojen säilyttäminen pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää arkistolaitoksen lupaa.
Määräajan säilytettävien sähköisten asiakirjatietojen säilytysmuodosta päättää pääsääntöisesti kunnan arkistonmuodostaja yhteistyössä asiakirjahallintoa johtavan henkilön kanssa ja tietohallinnon avustuksella, ellei lainsäädännössä ole toisin määrätty (esim. sosiaali- ja terveyshuollossa). Kunnan arkistonmuodostaja vastaa siitä, että tieto säilyy, on käytettävissä, löydettävissä ja todistusvoimaista koko asiakirjatiedon elinkaaren ajan. Tämä tulee ottaa huomioon myös palveluja ostettaessa ulkopuolelta. Kunnan arkistonmuodostaja ei voi vedota sähköisessä muodossa säilytetyn mutta konvertoimatta jääneen asiakirjatiedon osalta esimerkiksi käytettävyys- ja löydettävyysongelmiin.
