6.2.2 Säilytysmuotoina mikrokuvaus ja digitointi

Mikrokuvaus

Mikrokuvauksen tarkoituksena on pysyvästi säilytettävän asiakirjatiedon säilymisen turvaaminen ja käytettävyyden parantaminen. Mikrofilmi on hyödyllinen laajojen, usein käytettyjen, paljon tilaa vievien ja luettelomaisten asiakirjatietojen säilytysmuoto. Mikrokuvauksen haasteen muodostavat kustannukset ja vaadittava laitteisto sekä asiantuntemus. Mikrokuvauksen voi ostaa myös palveluna.

Kunnan arkistonmuodostajat voivat hävittää ne alkuperäiset pysyvästi säilytettävät aineistot, jotka ne ovat mikrofilmanneet ja jotka arkistolaitoksen säilytysaikapäätösten mukaisesti voidaan säilyttää joko paperiasiakirjoina tai mikrofilminä. Hävittämisen edellytyksenä on, että mikrokuvauksessa on noudatettu arkistolaitoksen määräystä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaamisesta mikrofilmillä ja mikrokuvaus on toteutettu laatukriteereiden mukaisesti sekä laadunvarmennus todennettu. Muussa tapauksessa pysyvään säilyttämiseen ainoastaan mikrofilmimuodossa tarvitaan arkistolaitoksen lupa.

Digitointi

Asiakirjatiedon digitoinnilla tarkoitetaan joko paperisen tai mikrofilmillä olevan aineiston muuttamista sähköiseen muotoon niiden käytettävyyden ja saatavuuden parantamiseksi. Digitointi ei korvaa alkuperäisaineistojen pysyvää säilytystä. Digitointihankkeita suunniteltaessa on hyvä olla yhteydessä alan asiantuntijoihin ja ottaa soveltuvin osin huomioon arkistolaitoksen suositus asiakirjallisen kulttuuriperinnön digitoinnin laatukriteereiksi. Digitoinnin ja pitkäaikaissäilyttämisen verkkopalvelusta löytyy myös lisätietoa.