6.2.5 Asiakirjatietojen suojaaminen poikkeuksellisissa oloissa
Arkistolain 4 §:n mukaan arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. Arkistolain 12 §:n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.
Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos erikseen määrää.
Kunnan asiakirjahallintoa johtavan henkilön tulee yhteistyössä valmiushenkilöiden ja tarvittaessa muiden arkistonmuodostajien vastuuhenkilöiden kanssa määritellä asiakirjatietojen, myös sähköisten, suojaamistarve ja menettelyt niin normaalioloissa kuin kriisitilanteita ja poikkeusoloja varten. Asiakirjatietojen suojelu perustuu poikkeusoloissakin niin pitkälle kuin mahdollista normaaliolojen järjestelyihin. Sähköisessä toimintaympäristössä raja tietojenkäsittelyn normaaliolojen ja poikkeusolojen varmistamistarpeiden välillä on häviämässä. Laajojen järjestelmäkokonaisuuksien ylläpito, verkot sekä verkkopalvelut edellyttävät normaalioloissakin varautumista häiriöihin ja laajavaikutteisiin keskeytyksiin.
Arkistonmuodostajan toiminnan kannalta tärkeimpien asiakirjatietojen mahdollinen varmuus- ja suojakopioinnin tarve arvioidaan. Huomattavaa tutkimuksellista, oikeudellista ja taloudellista arvoa omaavista tiedoista voidaan valmistaa varmuus- ja suojakopioita. Varmuuskopiot voidaan säilyttää käyttökohteessa, mutta suojakopioita säilytetään jo normaalioloissa ulkopuolisessa, suojatussa säilytyspaikassa.
Asiakirjatiedot ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan ja ne sekä niiden muutokset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmiin. Kunnan valmiusohjeen määrittelemä taho laatii arkistolaitoksen ohjeen mukaisesti myös oman asiakirjojen suojelusuunnitelmansa, jonka ajantasaisuus tarkistetaan määräajoin. Suunnitelma laaditaan joko erillisenä tai sisällytetään organisaation valmius-, pelastus- tai muuhun vastaavaan suunnitelmaan.
Kunnan asiakirjahallintoa johtava henkilö laatii myös asiakirjatietojen valmius- ja evakuointisuunnitelman yhdessä valmiuspäällikön kanssa, mikäli organisaation toiminnan jatkuvuuden turvaaminen ja suojaaminen ei sen sijoituspaikkakunnalla kaikissa poikkeusoloissa ole mahdollista.
Tärkeät tietojärjestelmät on syytä suojella kokonaisuutena järjestelmän toiminnallisuudet mukaan lukien. Tietojärjestelmien tärkeysluokittelun perusteet on tuotu esille valtiovarainministeriön VAHTI-suosituksissa, jota kunnat voivat hyödyntää soveltuvin osin.
