Arkisto

Käsitteellä on kolme perusmerkitystä:

1. Arkistohuone

2. Organisaatio tai laitos, joka säilyttää arkistoa tai arkistoja

3. Organisaation tehtävien hoitamisesta tai henkilön toiminnasta kertyneiden asiakirjallisten tietojen kokonaisuus.

Arkistot jaotellaan käsiarkistoihin, lähiarkistoihin ja päätearkistoihin. Päätearkistosta tässä oppaassa ja kuntaorganisaatioissa käytetään termiä keskusarkisto. Käsiarkistoon kuuluvat päivittäisessä käytössä olevat asiakirjat, joita säilytetään työtilojen yhteydessä. Lähiarkistoon kuuluvat asiakirjat, joita tarvitaan työtilojen läheisyydessä. Tällaisia arkistoja ovat muun muassa potilaskertomusarkistot. Päätearkistoon kuuluvat arkistonmuodostajan pysyvästi säilytettävät asiakirjat, joita käytetään ja täydennetään suhteellisen harvoin. Arkistoaineisto siirretään päätearkistotiloihin lähiarkistotiloista tai suoraan käsiarkistoista.